现在，越来越多的消费类设备都实现了联网。对常用的存储进行镜像和定期备份可以应对可能存在的病毒及硬件故障等;相较于存储在多个LAN客户端中同一文档缓存的冗余备份，存储库更具可行性;且除了传统的计算机外，如今越来越多的消费者开始使用智能手机、平板电脑等设备，使得各客户端平均常驻存储量降低。在这种情况下，必须要采用集中存储替代方案。
正是同样的因素促使打印服务器产生—为何要为每个通信系统或计算设备配备一台打印机呢?为何这些设备要受位置限制仅在靠近配对打印机时才可使用?为何设备没有USB或其他硬件连接时就完全无法实现打印功能?为何不把打印机连接至LAN路由器，这样所有其他连网设备均可通过该打印机进行打印?
这些说起来容易，做起来难。其中部分原因是价格较高及相关可选产品数量较少。现在，售价低于50美元的入门级或主流多功能路由器十分常见，但我们几乎找不到同一价位的单一功能打印服务器。诚然，每个使用LAN网络的人都需要路由器，但打印服务器的需求却并不是很多。事实上，如果供应商能够更好地推广打印服务器的功能，并且能够将这些功能宣传落实到位，那么打印服务器的应用可能会比现在要广泛得多。
